Browse Category: Procesy w biznesie

Procesy w firmie i organizacja pracy

W małych i średnich przedsiębiorstwach niezwykle ważną rolę odgrywają procesy w firmie. Ważne jest więc to, by zostały one odpowiednio wytyczone dla danej instytucji. Pozwoli to dobrze zorganizować pracę w firmie.

Działania kluczowe dla przedsiębiorstwa

procesy w firmieZanim założy się własną firmę, warto zastanowić się nad tym, jakie cele i działania mogą być kluczowe dla przedsiębiorstwa. Jeśli nie dokona się takiego podziału może się później okazać, że niektóre zadania są dublowane, a inne ważne czynności są całkowicie pomijane.  Warto więc w sposób graficzny przedstawić, jak według procesów w firmie powinna wyglądać organizacja pracy.

Za pomocą procesów można między innymi:

  • określić zakres obowiązków pracowników,
  • określić ważność wykonywanych zadań,
  • przydzielić zadania poszczególnym pracownikom.

Jak ważne jest wyszczególnienie procesów dla firmy

Poprzez wyszczególnienie procesów można więc znacznie łatwiej zorientować się, na jakie zadania trzeba będzie poświęcić więcej swojej uwagi, by praca przebiegała płynnie i przynosiła jak najwięcej korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Warto więc zadbać o to, by takie procesy były precyzyjnie zdefiniowane i przemyślane. Im lepiej rozrysuje się cały schemat, tym łatwiej będzie można rozróżnić te procesy, które mają największy wpływ na rozwój i funkcjonowanie firmy.

Wszystko pod kontrolą, czyli zarządzanie procesami

zarządzanie procesamiDziałanie przedsiębiorstwa można obrazowo porównać do teatru marionetek. Przedstawienie łatwo zamienia się w chaos, gdy w którejś części sceny lalki poruszają się w sposób nieskoordynowany. Lalkarz musi kontrolować wszystkich aktorów, a w tym celu powinien zdawać sobie sprawę z ich zadań i działań.

Niełatwe zadanie

Zarządzanie procesami w firmie z pozoru brzmi jak coś, co nie stanowi bardzo trudnego zadania – firma składa się z segmentów, wykonuje się w niej poszczególne czynności… jednak w takim wirze działań niezwykle łatwo jest się pogubić. Każdy proces biznesowy prowadzi do celu, który stanowi składową część większej całości. Tradycyjne podejście do prowadzenia przedsiębiorstwa zakłada zarządzanie każdą jego składową osobno. W nowym spojrzeniu bierze się pod uwagę procesy.

Ręka na pulsie

Głównym celem i zasadą zarządzania procesami jest czuwanie nad rozpoczęciem, przebiegiem i zakończeniem każdego osobnego działania, niezależnie od tego, jakie składowe przedsiębiorstwa uczestniczą w jego wykonaniu. Osoba zarządzająca w ten sposób sekwencją czynności przekracza więc tradycyjny nadzór nad działem czy jednostką i to odnosi skutek. Zarządzanie każdą komórką osobno przynosi gorszy efekt – tak, jak osoba kierująca marionetkami nie może skupić się na jednej z nich.

Mapa procesów a sprawne zarządzanie

mapa procesówWyodrębnienie poszczególnych procesów w firmie, oznaczenie ich uczestników, warunków i środków do ich rozpoczęcia a także określenia pożądanych danych w wyjściu, znacząco poprawia efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Dzięki temu każdy pracownik wie, za co odpowiada, co jest mu niezbędne do wykonywania zadań, czego się po nim oczekuje.

Z kolei kadra kierownicza, jest w stanie zdiagnozować słabe punkty organizacji i miejsca, które mogą tworzyć luki w efektywnym zarządzaniu.

Graficzne przedstawienie firmy

Mapa procesów jest graficznym przedstawieniem zadań realizowanych przez wszystkich pracowników oraz zależności zachodzących miedzy nimi. Ukazuje przepływy materialne oraz informacyjne pomiędzy procesami. Pozwala na odnalezienie każdego celu, stojącego przed pracownikami i każdego pracownika oraz stanowi wyjście do dokładnych analiz, jak można dany proces, zadanie, czynność poprawić tak, by osiągnąć wyższy przychód lub zmniejszyć koszty.

Symbole graficzne

Zastosowane symbole nie są w żaden sposób ujednolicone. Ważne jest, by jasno i precyzyjnie oddawały faktyczny przebieg procesu, ukazywały uczestników, definiowały punkt wejścia i wyjścia. Tylko w ten sposób sporządzona mapa będzie stanowiła doskonałe narzędzie do pracy nad poprawą efektywności przedsiębiorstwa.