Procesy w firmie i organizacja pracy

W małych i średnich przedsiębiorstwach niezwykle ważną rolę odgrywają procesy w firmie. Ważne jest więc to, by zostały one odpowiednio wytyczone dla danej instytucji. Pozwoli to dobrze zorganizować pracę w firmie.

Działania kluczowe dla przedsiębiorstwa

procesy w firmieZanim założy się własną firmę, warto zastanowić się nad tym, jakie cele i działania mogą być kluczowe dla przedsiębiorstwa. Jeśli nie dokona się takiego podziału może się później okazać, że niektóre zadania są dublowane, a inne ważne czynności są całkowicie pomijane.  Warto więc w sposób graficzny przedstawić, jak według procesów w firmie powinna wyglądać organizacja pracy.

Za pomocą procesów można między innymi:

  • określić zakres obowiązków pracowników,
  • określić ważność wykonywanych zadań,
  • przydzielić zadania poszczególnym pracownikom.

Jak ważne jest wyszczególnienie procesów dla firmy

Poprzez wyszczególnienie procesów można więc znacznie łatwiej zorientować się, na jakie zadania trzeba będzie poświęcić więcej swojej uwagi, by praca przebiegała płynnie i przynosiła jak najwięcej korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Warto więc zadbać o to, by takie procesy były precyzyjnie zdefiniowane i przemyślane. Im lepiej rozrysuje się cały schemat, tym łatwiej będzie można rozróżnić te procesy, które mają największy wpływ na rozwój i funkcjonowanie firmy.

Leasing pracowniczy szansą na zatrudnienie

leasing pracowniczyZnalezienie zatrudnienia nie zawsze jest proste i łatwe, kiedy szuka się stałego etatu. Jednak można zdecydować się na pracę na czas określony i zdobyć cenne doświadczenie, które wzbogaci CV.

Jeśli nie można znaleźć stałego etatu

Jeśli dana osoba długo pozostaje bez zatrudnienia, staje się mniej atrakcyjna na rynku pracy. Warto wtedy wziąć pod uwagę leasing pracowniczy, który może być szansą do znalezienia stałego etatu. Jak warto zauważyć, taka forma zatrudnienia jeszcze nie daje szerszych perspektyw, jednak znacznie łatwiej w ten sposób znaleźć pracę. Może się to stać niezależnie od tego, czy posiada się doświadczenie, czy też nie.

W Polsce wciąż najczęściej zatrudnia się w ramach leasingu pracowniczego osoby, które:

  • nie posiadają kwalifikacji zawodowych,
  • są osobami bezrobotnymi,
  • mają średnie lub podstawowe wykształcenie.

Praca tymczasowa szansą na zaistnienie na rynku pracy

Wybierając taką formę współpracy z agencją pracy tymczasowej, można liczyć na to, że znacznie szybciej znajdzie się zatrudnienie, jednak będzie ono na czas określony. Dla kogoś, kto nie może od dłuższego czasu znaleźć pracy, w tym uczciwej, może być to szansa na to, by korzystnie zaistnieć na rynku pracy. Ofert tego typu jest na rynku dość dużo, więc dodatkowo będzie można wybrać taką propozycję, która dla danej osoby będzie najbardziej atrakcyjna.

Zalety pracy tymczasowej

praca tymczasowaJeżeli ktoś chce szybko znaleźć pracę to może podpisać umowę z agencją pracy tymczasowej. Konstrukcja tej formy ztrudnienia jest trójpodmiotowa. Pracodawcą formalnym jest agencja i to ona oddelegowuje pracownika do swojego klienta.

Co wyróżnia pracę tymczsową?

Jest to elastyczna forma zatrudnienia czyli można samodzielnie określić ile chce się pracować i w jakich godzinach. Jak sama nazwa wskazuje praca tymczasowa jest pracą okresową. Oznacza to że istnieją pewne ograniczenia dotyczące okresu oddelegowania do jednego pracodawcy. Pomimo to daje ona szansę na stabilne zatrudnienie na etacie o ile pracownik spełni oczekiwania pracodawcy-użytkownika. Ten rodzaj zatrudnienia cieszy się dużym powodzeniem również u osób na emeryturze. Pracownik formalnie podlega agencji przez co może czuć się bezpiecznie. Wykonywanie pracy tymczasowej jest określone w odrębnych przepisach prawa które muszą być przestrzegane zarówno przez agencję jak i pracodawcę-użytkownika. Konstrukcja tych przepisów jest korzystna dla pracownika tymczasowego.  Przykładem takiego przepisu jest zakaz wykonywania pracy szczególnie niebezpiecznej przez pracownika tymczasowego.

Czy pracownikowi tymczasowemu przysługuje urlop?

Za każdy ptzepracowany miesiąc pracownikowi przysługują dwa dni urlopu wypoczynkowego. Po 6 miesiącach pracy pracownik może  zażądać urlopu a pracodawca-użytkownik jest zobowiązany  umożliwić mu to w ustalonym terminie. Niewykorzystanie urlopu jest równoznaczne z prawem do otrzymania ekwiwalentu.

Wszystko pod kontrolą, czyli zarządzanie procesami

zarządzanie procesamiDziałanie przedsiębiorstwa można obrazowo porównać do teatru marionetek. Przedstawienie łatwo zamienia się w chaos, gdy w którejś części sceny lalki poruszają się w sposób nieskoordynowany. Lalkarz musi kontrolować wszystkich aktorów, a w tym celu powinien zdawać sobie sprawę z ich zadań i działań.

Niełatwe zadanie

Zarządzanie procesami w firmie z pozoru brzmi jak coś, co nie stanowi bardzo trudnego zadania – firma składa się z segmentów, wykonuje się w niej poszczególne czynności… jednak w takim wirze działań niezwykle łatwo jest się pogubić. Każdy proces biznesowy prowadzi do celu, który stanowi składową część większej całości. Tradycyjne podejście do prowadzenia przedsiębiorstwa zakłada zarządzanie każdą jego składową osobno. W nowym spojrzeniu bierze się pod uwagę procesy.

Ręka na pulsie

Głównym celem i zasadą zarządzania procesami jest czuwanie nad rozpoczęciem, przebiegiem i zakończeniem każdego osobnego działania, niezależnie od tego, jakie składowe przedsiębiorstwa uczestniczą w jego wykonaniu. Osoba zarządzająca w ten sposób sekwencją czynności przekracza więc tradycyjny nadzór nad działem czy jednostką i to odnosi skutek. Zarządzanie każdą komórką osobno przynosi gorszy efekt – tak, jak osoba kierująca marionetkami nie może skupić się na jednej z nich.

Mapa procesów a sprawne zarządzanie

mapa procesówWyodrębnienie poszczególnych procesów w firmie, oznaczenie ich uczestników, warunków i środków do ich rozpoczęcia a także określenia pożądanych danych w wyjściu, znacząco poprawia efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Dzięki temu każdy pracownik wie, za co odpowiada, co jest mu niezbędne do wykonywania zadań, czego się po nim oczekuje.

Z kolei kadra kierownicza, jest w stanie zdiagnozować słabe punkty organizacji i miejsca, które mogą tworzyć luki w efektywnym zarządzaniu.

Graficzne przedstawienie firmy

Mapa procesów jest graficznym przedstawieniem zadań realizowanych przez wszystkich pracowników oraz zależności zachodzących miedzy nimi. Ukazuje przepływy materialne oraz informacyjne pomiędzy procesami. Pozwala na odnalezienie każdego celu, stojącego przed pracownikami i każdego pracownika oraz stanowi wyjście do dokładnych analiz, jak można dany proces, zadanie, czynność poprawić tak, by osiągnąć wyższy przychód lub zmniejszyć koszty.

Symbole graficzne

Zastosowane symbole nie są w żaden sposób ujednolicone. Ważne jest, by jasno i precyzyjnie oddawały faktyczny przebieg procesu, ukazywały uczestników, definiowały punkt wejścia i wyjścia. Tylko w ten sposób sporządzona mapa będzie stanowiła doskonałe narzędzie do pracy nad poprawą efektywności przedsiębiorstwa.

Na co zwrócić uwagę podczas wypełniania dokumentów

wypełnianie dokumentówWypełnianie dokumentów nie jest szczególnie trudnym zadaniem, o ile będziemy w jego trakcie przestrzegać pewnych zasad. O czym należy pamiętać, uzupełniając urzędowe druki?

Dokładność

Podczas wypełniania dokumentów nie powinniśmy popełnić żadnego błędu. Warto zatem nie robić tego w pośpiechu, w niedogodnych warunkach. Nie zaznaczajmy pól i nie wpisujmy danych pochopnie.

Zanim oddamy formularz lub wyślemy go do urzędu, koniecznie powinniśmy również sprawdzić poprawność wprowadzonych danych, aby mieć pewność, że nie popełniliśmy żadnego błędu.

Czytanie

Dokładność podczas uzupełniania druków urzędowych dotyczy jednak nie tylko tego, co w nie wpisujemy, ale również uważnego czytania tekstu, który znajduje się na dokumencie.

Szczególnie należy zwrócić uwagę na teksty umieszczone na dole strony lub napisane w mniejszym rozmiarze. Niestety, często w ten sposób są przekazywane ważne informacje i deklaracje, pod którymi się podpisujemy. Nie należy ich zatem czytać jedynie pobieżnie, ale za każdym razem powinniśmy dokładnie zaznajomić się z całością dokumentu.

Wypełnianie pism i druków urzędowych wymaga od nas zatem przede wszystkim uwagi i dokładności. Warto nawet dwukrotnie przeczytać dokument, aby mieć pewność, że nie popełniliśmy błędu podczas wypełniania go.

Tworzenie dokumentów – o czym pamiętać

wzory dokumentówKażdy dorosły obywatel przynajmniej co jakiś czas musi złożyć w urzędzie dokument, wniosek, prośbę czy oświadczenie. Do napisania tego typu pism nie potrzeba talentu redakcyjnego. Jednakże ważne jest, aby przestrzegać pewnych ściśle określonych zasad. O jaki reguły chodzi?

Wzór

Podczas wysyłania oficjalnych pism do urzędów obowiązują nas pewne wzory dokumentów. Nie warto zatem ponosić się fantazji, ale należy trzymać się dość sztywnych norm dotyczących pism.

Skąd czerpać wiedzę na temat, jak powinny wyglądać poszczególne dokumenty? Warto korzystać z gotowych wzorów. Często są one dostępne na stronach internetowych urzędów lub w ich siedzibach. Jeżeli nie odnajdziemy ich tam, możemy spytać urzędnika o możliwość pobrania odpowiedniego druku.

Oprócz odpowiedniej formy, we wzorach dokumentów czasem zawarte jest też konkretne wymaganie dotyczące formułowania tekstu. Musi być on oczywiście utrzymany w tonie oficjalnym. Powinniśmy więc stosować odpowiedni słownictwo, a także zwroty grzecznościowe.

W sieci możemy znaleźć wiele przykładów, którymi możemy się zainspirować, wypełniając dokumenty. Czasem znajdują się one na stronach internetowych urzędów. Warto się z nimi zapoznać.

Poszukiwania pracy

doradztwo personalnePoszukiwanie pracy bywa żmudne i uciążliwe. Nawet osoby dobrze wykształcone i posiadające wysokie kwalifikacje mogą przez dłuższy okres czasu mieć trudności ze znalezieniem dla siebie odpowiedniego miejsca pracy. Problem istnieje też z drugiej strony, czyli u pracodawcy, który może przez dłuższy czas oczekiwać na odpowiedniego pracownika.

Jak usprawnić poszukiwania?

Dość skutecznym sposobem może się okazać współpraca z agencją doradztwa personalnego. Pracują tam fachowcy, którzy dobrze znają rynek pracy i poszukują na rzecz pracodawcy pracowników spełniających odpowiednie wymogi. Analizują profil firmy i oczekiwania przedsiębiorcy, a następnie kojarzą wytypowanych pracowników z pracodawcą. Ponadto zajmują się szkoleniem pracowników i rozbudzaniem w nich świadomości zawodowej.

Czy doradztwo personalne jest skuteczną formą rekrutacji?

Rynek pracy dynamicznie się rozwija. Agencje doradztwa personalnego zajmują się w sposób profesjonalny oceną potrzeb danego pracodawcy i lepiej potrafią ocenić profil pracowników którzy będą przydatni na danym stanowisku pracy. Dzieje się tak, ponieważ rekrutacją zajmują się osoby, które posiadają w tym kierunku odpowiednie wykształcenie, a także lata doświadczeń nabytych podczas pracy w charakterze doradcy personalnego. Na obecnym rynku pracy wydaje się, że istnienie takiej formy pozyskiwania odpowiednich pracowników jest niezbędny, szczególnie w przypadkach dużych przedsiębiorstw.

Praca tymczasowa w Poznaniu

agencja pracy tymczasowej poznańPraca tymczasowa to elastyczna forma zatrudnienia, odpowiednia dla osób mających wiele obowiązków. Dzięki możliwości określenia czasu kiedy chce się pracować można bardzo precyzyjnie zaplanować sobie  grafik zajęć. Korzystają z tej formy osoby starsze które chcą sobie dorobić do emerytury a także  studenci chcący zdobyć pierwsze doświadczenia zawodowe.

Jak znaleźć taką pracę?

We wszystkich większych miastach istnieją agencje pracy tymczasowej. Mieszkańcy Poznania i okolic mogą znaleźć w internecie odpowiednie informacje na ten temat wpisujac hasło: agencja pracy tymczasowej Poznań. Następny krok to podpisanie z agencją umowy gdyż to agencja jest formalnym pracodawcą. Wykonywanie określonych zadań odbywa się u klienta agencji czyli u pracodawcy-użytkownika. Agencja dokonuje rozliczeń z pracownikiem i załatwia z nim wszystkie sprawy administracyjno-prawne.

Czy taka forma zatrudnienia jest korzystna?

Praca tymczasowa jest pracą okresową ale daje też inne możliwości. Osoby zatrudnione przez agencję pracy tymczasowej w Poznaniu mają szansę na poznanie różnych przedsiębiorców w tym mieście i ewentualne zatrudnienie w przyszłości na etacie o ile sprawdzą się przy wykonywaniu powierzonych zadań. Może to być też początek nowej kariery zawodowej nawet w przypadku osób chcących sobie tylko dorobić. Agencja pracy tymczasowej daje możliwości znalezienia odpowiedniego miejsca i stanowiska pracy bardzo wielu osobom w różnych przedziałach wiekowych.

Jak znaleźć idealnego pracownika?

rekrutacja pracownikówKażdy kto prowadzi firmę życzyłby sobie pracowników zaangażowanych i oddanych firmie, niestety nie zawsze mamy takie szczęście. Znalezienie dobrego pracownika jest trudne i wymaga zaangażowania i czasu. Nie należy podejmować w tym wypadku pochopnych decyzji.

Od czego zacząć?

Rekrutacja pracowników nie może być prowadzona chaotycznie i bez wcześniejszego planu. Na początku warto ustalić metodę, którą wykorzystamy do weryfikacji kandydatów. Najlepiej, aby rozmowy były dwuetapowe, tak czy inaczej rozmawiając z osobą zaledwie dwa razy, trudno jest ocenić, czy rzeczywiście będzie pasować do naszego zespołu. Pamiętajmy, że umiejętności to nie wszystko, równie ważne jest to, aby była to osoba przyjazna, miła i potrafiąca współpracować z innymi.

Metody rekrutacji:

– testy zdolności poznawczych,

– testy psychologiczne,

– assessment centre, sprawdzające umiejętność pracy w zespole,

– rozmowy kwalifikacyjne w języku obcym.

Metody rekrutacji pracowników są różne, mimo to nie ma jednego uniwersalnego sposobu, który na 100% by się sprawdzał. Pamiętajmy, że ludzie są różni i nie zawsze potrafią odpowiednie się zaprezentować, mimo tego, że teoretycznie mogliby być ważni dla naszej firmy i dobrze wywiązywać się ze swoich obowiązków.